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Was ist bei der Bewertung der Budgetierung für ein neues HRIS-Projekt zu beachten?

Die Kosten für eine neue HRIS-Implementierung gehören zu den ersten Fragen, die das Finanzteam oder die Geschäftsleitung stellt, wenn Sie ein HR-Technologieprojekt vorschlagen. Ein neues HRIS ist in der Tat eine beträchtliche Investition, und bevor man verschiedene Anbieter evaluiert, muss man wissen, wie hoch die Kosten sein werden. Es erscheint vielleicht zu selbstverständlich, aber eine HRIS-Implementierung umfasst viel mehr als nur Abonnement- und Implementierungskosten, und die Gesamtbetriebskosten eines HRIS können höher sein, als Sie erwartet haben.

Dies sind die wichtigsten Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Lizenzkosten – in der Regel berechnen HRIS-Anbieter einen Preis pro Mitarbeiter und Monat. Der Preis kann je nach den ausgewählten Modulen und Funktionen variieren.
  • Implementierungskosten – dies sind in der Regel einmalige Kosten. Die Preisspanne hängt von den ausgewählten Modulen, den Funktionen, dem Grad der Komplexität der Konfiguration, der Anzahl der Sprachen und dem Zeitaufwand ab.

Lassen Sie uns nun die “versteckten Kosten” der Implementierung betrachten:

  • Arbeitskosten während des Auswahlprozesses – Ihr Team muss Zeit aufwenden, um die spezifischen Anforderungen zu erfassen, verschiedene Optionen zu recherchieren, an Demos teilzunehmen, einen Business Case zu erstellen, verschiedene Systeme zu evaluieren und die gesamte Kommunikation aufrechtzuerhalten
  • Arbeitskosten während des Implementierungsprozesses – selbst wenn Sie die Dienste eines Implementierungspartners in Anspruch nehmen, muss Ihr Team dennoch an der Implementierung teilnehmen. Ihr Team wird die Anforderungen bereitstellen, an wöchentlichen Besprechungen und Workshops teilnehmen, die Ergebnisse überprüfen und an der Datenmigration und den Tests teilnehmen. Sie müssen auch daran denken, einen eigenen internen Projektmanager zu benennen oder einzustellen.
  • Kosten für die Datenmigration – je nach dem von Ihnen gewählten Anbieter kann die Datenmigration in der Implementierung enthalten sein oder separat in Rechnung gestellt werden. Die Kosten hängen auch von der Menge der zu übertragenden Daten ab.
  • Integration – auch diese Kosten können bereits in den Implementierungskosten enthalten sein, wenn Sie jedoch zusätzliche oder komplexe Integrationen benötigen, können diese zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Außerdem kann die Integration Änderungen an bestehenden Integrationen erfordern, die nicht in den Integrationskosten des Anbieters enthalten sind.
  • Schulung – während die Ersteinrichtung in der Regel die Schulung Ihres Teams umfasst, ist es wichtig, dass Sie angeben, welche Art von Schulung angeboten wird und welche Benutzer geschult werden. Außerdem sollten Sie bedenken, dass die Systeme regelmäßig aktualisiert werden, so dass Sie möglicherweise eine kontinuierliche Schulungsunterstützung benötigen.
  • Systemwartung und Upgrades – dazu gehören System-Upgrades, Patches/Fixes und die allgemeine Wartung des Systems. In der Regel bringt das System neue Upgrades und Funktionen heraus, und Sie benötigen möglicherweise einen Experten, um diese neuen Funktionen zu aktivieren.
  • „Change Management“ – jede Einführung von Änderungen innerhalb des Unternehmens kann zu einer Verringerung der Effizienz führen; um die Dauer und das Ausmaß dieser Verringerung zu minimieren, ist das Change Management wichtig. Das Unternehmen muss jemanden zuweisen oder einstellen, der sich mit der Änderung befasst, um eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz sicherzustellen, Lücken zu verstehen, einen Kommunikationsplan zu entwickeln usw.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei der Zuweisung des Budgets für eine neue HR-Technologie die internen Kosten im Zusammenhang mit dem Projekt nicht außer Acht gelassen werden dürfen und sichergestellt werden muss, dass es keine versteckten Kosten gibt, die in der Implementierungsgebühr nicht berücksichtigt sind.

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