Qué hay que tener en cuenta al evaluar el presupuesto de un nuevo proyecto de SIRH

El coste de la implantación de un nuevo SIRH se considera una de las primeras preguntas que hace el equipo financiero o la alta dirección cuando se propone un proyecto tecnológico de RRHH. De hecho, un nuevo SIRH es una inversión importante y antes de evaluar a los diferentes proveedores es esencial entender cuál será el coste. Puede parecer demasiado obvio, pero la implementación de un SIRH incluye mucho más que los costes de suscripción e implementación, y el coste total de propiedad de un SIRH puede ser mayor de lo que se esperaba.

Estos son los principales aspectos que debe tener en cuenta:

• Coste de la suscripción: normalmente los proveedores de SIRH cobran un coste por empleado y mes. El precio puede ser medio dependiendo de los módulos y las funciones seleccionadas.

• Coste de implantación: suele ser un coste único. Los rangos de precios dependen de los módulos seleccionados, las funcionalidades, el nivel de complejidad de la configuración, el número de idiomas, el tiempo asignado

Ahora, repasemos los “costes ocultos” de la aplicación:

• Coste de la mano de obra durante el proceso de selección: su equipo tendrá que dedicar tiempo a recopilar requisitos específicos, investigar diferentes opciones, participar en demostraciones, crear un caso de negocio, evaluar diferentes sistemas y mantenerse al día con toda la comunicació

• Coste de la mano de obra durante el proceso de implantación: aunque utilice los servicios del socio de implantación, su equipo tendrá que participar en la implantación. Su equipo proporcionará los requisitos, participará en reuniones y talleres semanales, revisará los resultados, participará en la migración de datos y en las pruebas. También debe acordarse de asignar o contratar a un gestor de proyectos interno dedicado.

• Coste de la migración de datos: dependiendo del proveedor que haya seleccionado, la migración de datos puede estar incluida en la implantación o facturarse por separado. El coste también depende de la cantidad de datos que haya que transferir.

• Integración: este coste también puede estar ya incluido en el coste de implantación, sin embargo, si necesita integraciones adicionales o complejas puede cobrarse adicionalmente. Además, la integración puede requerir cambios en las integraciones existentes que no estarían cubiertos en los costes de integración del proveedor.

• Formación: aunque la configuración inicial suele incluir la formación de su equipo, es importante especificar qué tipo de formación se ofrece y qué usuarios serán formados. Además, hay que tener en cuenta que los sistemas se actualizan periódicamente, por lo que es posible que se necesite un apoyo de formación continua

• Mantenimiento y actualizaciones del sistema: incluye las actualizaciones del sistema, los parches/correcciones y el mantenimiento general del sistema. Normalmente, el sistema lanza nuevas actualizaciones y funcionalidades, y es posible que necesites un experto para habilitar estas nuevas funcionalidades.

• Gestión del cambio: toda introducción de cambios en la organización puede suponer una disminución de la eficiencia, por lo que para minimizar la duración y la magnitud de esta disminución es importante la gestión del cambio. La empresa tendrá que asignar o contratar a alguien que pueda abordar el cambio para garantizar la aceptación satisfactoria por parte de los usuarios, comprender las deficiencias, desarrollar un plan de comunicación, etc.

En resumen, a la hora de asignar el presupuesto para una nueva tecnología de RR.HH., no deben pasarse por alto los costes internos relacionados con el proyecto y hay que asegurarse de que no haya costes ocultos que no se tengan en cuenta en la tarifa de implantación.

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