¿Qué tipo de oficina es mejor para mi empresa? Oficinas virtuales vs oficinas tradicionales

En un mundo laboral que cambia rápidamente, el entorno de trabajo es una decisión crucial para las organizaciones, el cambio hacia modelos de trabajo remotos o virtuales se ha acelerado en años recientes, pero hoy en día la discusión se centra sobre cuál es la mejor opción cuando hablamos de oficinas.

Oficinas físicas o presenciales

Empecemos por lo tradicionales, las oficinas físicas o presenciales, su mayor punto favorable es la oportunidad de convivir con los compañeros de trabajo, estrechar y fortalecer las relaciones laborales gracias al contacto cara a cara, adicional a eso, proporciona a los colaboradores los esenciales para trabajar, como escritorios, sillas, materiales de oficina, entre otros, con las que quizás no cuenta en casa; otra ventaja relevante de esta opción es que hoy en día no es necesario poseer un inmueble, ya que en la actualidad existen espacios que se pueden rentar y que cuentan con todo los necesario para una oficina, además, de que muchos de esos espacios ofrecen la oportunidad de hacer networking.

Oficinas virtuales

Pasando de los tradicional o lo novedoso, tenemos las oficinas virtuales, un concepto que se remota al antiguo uso del Mail Box pero que comercialmente se comenzó a utilizar en la década de los noventa.

Esta modalidad es de mucho interés principalmente para emprendedores o pequeñas empresas que muchas veces en sus inicios no cuentan con los recursos para el pago de un alquiler, mantenimiento y servicios adicionales que requieren una oficina física, ya que la principal ventaja de esta opción es la reducción de hasta un 80% relacionado a estos gastos de una oficina tradicional.

Otra de las ventajas de las oficinas virtuales es la movilidad de los colaboradores, ya que les permite acceder a ella y realizar sus labores desde cualquier parte, conservando puntos fundamentales para la organización como lo son el domicilio fiscal y comercial formal, lo cual es muy importante para fortalecer la confianza de los clientes, un espacio físico en donde poder recibir y atender a clientes, salas de juntas, oficinas privadas provisionales.

Lo mejor de cada una

Ambas opciones, oficinas físicas o virtuales, tienen sus virtudes especiales y un punto en común entre ambas es que no tienen por qué ser una opción definitiva y que pueden coexistir sin ningún problema.

Las oficinas tradicionales pueden mudarse a lo virtual, así como las virtuales pueden dar el paso hacia lo presencial, este paso por lo general se da cuándo la organización está en crecimiento y esto se convierte en el siguiente paso a dar más lógico, sin dejar a un lado que se puede crear un hibrido entre ambas modalidades.

Para tomar la decisión sobre qué modelo de oficina es el mejor para la organización, también es necesario tomar en cuenta otros factores como: la etapa de desarrollo en la que se encuentra la organización, el tipo de actividades que realiza, el tamaño del negocio y los propósitos para los que se usaría una oficina.

Hablando sobre los propósitos para los que se usaría una oficina, es muy importante tenerlos bien claros, estos pueden ser: por imagen corporativa, para atender clientes y proveedores o tener un domicilio fiscal, al tener claros los propósitos se podrán considerar factores como la cantidad de tiempo al mes en la que se necesitará un espacio físico, ayudando a determinar si se necesita una oficina física de forma permanente o un hibrido entre oficina virtual y física.  

El dilema entre ambas modalidades es algo muy frecuente en la actualidad, pero al conocer las calidades de cada una facilita la toma de decisión sobre lo que es más conveniente tomando en cuenta, el negocio y a los colaboradores.