La complexité de la paie internationale

La gestion de la paie internationale ne peut pas se résumer à la gestion d’un unique modèle, capable de créer une fiche de paie adaptée à chaque pays.

En effet, le calcul de la paie devient de plus en plus complexe. Il exige non seulement une maîtrise du droit du travail mais également des modalités de la paie avec une technologie de pointe et des flux de données hautement sécurisés.

Une complexité différente selon le pays 

En se concentrant sur les pays où HR Path dispose d’équipes, et sur la base de nos 20 ans d’expertise dans le domaine de l’externalisation de la paie, il est simple de constater des niveaux de complexité extrêmement hétérogènes.

EMEA

Dans les quatre premiers pays, le droit du travail est en faveur d’un équilibre social et plutôt orienté salarié. Les syndicats y sont puissants et les conventions collectives (CBA, Conventions collectives) protègent les relations de travail et établissent les règles. Pour qu’une convention soit valable, elle est négociée aux niveaux national et régional. Il est de même fréquent d’en discuter au niveau du secteur, de l’entreprise ou de l’usine avant application. Le cadre juridique articule également les exigences locales avec des mesures européennes/régionales supplémentaires telles que le GDPR.

APAC

Soixante pour cent de la population mondiale vit dans la région APAC. Dix langues y sont parlées et les conversions de taux de change sont difficiles. Il y a donc un réel besoin d’aligner les normes réglementaires sur celles du reste du monde. Cette harmonisation est nécessaire pour attirer les organisations occidentales axées sur les services. Un grand nombre des processus introduits sont numériques et donc alignés sur les solutions de paie modernes. Toutefois, la technologie n’est toujours pas fiable dans de nombreux pays. L’alternative est donc d’externaliser ou d’utiliser des processus manuels, à haut risque, gérés par une main-d’œuvre à faible coût. La tendance à l’externalisation se justifie également par la complexité des réglementations de sécurité au niveau national, les sensibilités culturelles et la nécessité de disposer de connaissances spécifiques au pays pour le traitement et le reporting.

USA

Aux États-Unis, les réglementations relatives à l’emploi et aux salaires sont complexes. Elles varient considérablement entre les 52 États et territoires du pays. Les règles changent également selon les régions et les villes. La priorité accordée à l’application des règles n’est pas uniforme. Les sanctions en cas de non-conformité peuvent être élevées. À titre d’exemple, en 2020, le gouvernement américain a fixé le salaire minimum national à 7,25 dollars de l’heure. Toutefois, 29 États ainsi que le district de Columbia ont fixé leur propre salaire minimum, tous plus élevé.

Les déductions fiscales ajoutent également des difficultés. Il existe sept tranches d’imposition, chacune prenant en compte les célibataires, les mariés déclarant séparément ou conjointement, les ménages aux revenus les plus élevés de même que les veuves et veufs. Certains États prélèvent aussi des taxes supplémentaires.

Des difficultés à anticiper les changements internes et externes liés à la paie

Anticiper les changements internes :

La mondialisation de nos activités nous pousse à réinventer la façon dont nous gérons localement nos processus de paie. Il peut être difficile de contrôler une paie basée dans d’autres pays et d’avoir une visibilité claire sur tous les processus. De plus, les outils utilisés localement ou en interne ne permettent pas nécessairement de gérer facilement les opérations de paie d’un autre pays. C’est également le cas si la taille de l’entreprise selon les pays change de manière significative.

Par ailleurs, il est nécessaire d’anticiper tous les besoins futurs liés à la stratégie de croissance de l’entreprise. Ne pas prendre en compte une éventuelle évolution des activités internationales peut en effet devenir pénalisant à moyen terme. L’entreprise peut rencontrer des problèmes pour gérer, de manière autonome, sa masse salariale et construire une mixité de solutions plutôt que d’avoir un ensemble flexible dès le départ.

Maîtriser les changements internes :

Comme évoqué précédemment, de nombreux paramètres externes peuvent impacter votre gestion de la paie. Au-delà des changements législatifs propres à chaque pays, les évolutions dans le monde du travail liées à la transformation de nos sociétés, notamment l’émergence du télétravail, nous poussent à adapter constamment nos solutions de paie.  La finalité est d’attirer les talents à l’étranger et/ou de réinventer nos entreprises.

Cet article mentionne de nombreuses problématiques pays que vous avez peut-être déjà rencontré. Si vous avez des doutes sur la précision de votre paie internationale, n’hésitez pas à nous contacter.