10 étapes simples pour programmer et implémenter un nouveau système RH

Pourquoi tant de systèmes RH ne répondent-ils pas aux attentes une fois implémentés ? On accuse généralement le prestataire de ne pas avoir respecté les engagements pris, ou le programme lui-même de ne pas avoir donné les résultats escomptés. Cependant, dans la grande majorité des cas, c’est une programmation inadéquate et une mauvaise implémentation qui sont à l’origine d’objectifs non atteints.

Découvrez notre processus en 10 étapes pour bien faire les choses :

1. Pourquoi un nouveau système RH est nécessaire

Réfléchissez aux problèmes ou défis spécifiques que cette initiative va aborder ou résoudre. De nombreux projets échouent parce que les “moteurs” du projet ne sont pas clairs et complètement compris par l’entreprise et les personnes impliquées. Demandez-vous si vous êtes à la recherche du dernier produit RH “indispensable” ou s’il existe un besoin commercial légitime.

2. Sélectionnez avec soin votre équipe projet

Il est essentiel de constituer une équipe appropriée pour participer au projet afin d’obtenir l’adhésion de l’organisation, ainsi que le retour d’information et d’expérience provenant de différents profils. Dans la mesure du possible, essayez d’impliquer des personnes influentes. Comme la charge de travail sera toujours plus importante que prévu, envisagez d’affecter ou d’engager un chef de projet pour superviser le projet.

3. Établir la portée et les objectifs

N’hésitez pas à poser à l’écrit la portée du projet, ce qu’il fera et ne fera pas, et les objectifs spécifiques à atteindre. Ce document permettra à tout le monde de se concentrer sur les mêmes objectifs, de minimiser les malentendus sur ce que le projet est censé accomplir, et sera essentiel en cas de désaccord plus tard au cours de l’implémentation.

4. Imaginez le résultat final

Prenez le temps d’imaginer le produit final. Comment sera-t-il présenté et ressenti ? Quel sera le feedback de vos collaborateurs ? Il sera beaucoup plus facile de choisir les outils appropriés pour y parvenir une fois que vous vous serez fait une image mentale de ce à quoi ressemble le produit. Il est utile de réaliser cet exercice en groupe avec les principales parties prenantes afin de développer une vision commune d’une conclusion réussie.

5. Créer une process map

Il vaut la peine de créer une carte visuelle de vos procédures existantes qui seront affectées par le nouveau système. Cela vous aidera dans votre analyse des besoins et sera important pour vous assurer que votre prestataire comprend parfaitement vos procédures. Si vous ne disposez pas de connaissances internes en matière de cartographie des processus, envisagez de faire appel à un spécialiste externe pour vous aider dans ce processus.

6. Budget et exigences

L’une des raisons courantes de l’échec d’un projet de système est que le budget est tout simplement insuffisant pour fournir les fonctionnalités nécessaires. Évitez cette erreur en effectuant une analyse approfondie des besoins avec l’équipe projet. Incluez toutes les procédures, interfaces et rapports potentiellement complexes dont vous pourriez avoir besoin, car ce sont les composants les plus coûteux de tout projet de système RH. Utilisez votre analyse des besoins pour obtenir des devis préliminaires de quelques prestataires afin de vous aider à établir un budget raisonnable. Ensuite, ajoutez au budget programmé une somme pour imprévus d’au moins 25 %, car les projets de système RH finissent toujours par coûter plus cher que prévu.

7. Déterminez votre prestataire et votre système

Il va sans dire que vous devez consulter plusieurs prestataires avant de choisir un système. Il peut être utile de créer un critère de notation simple pour vous aider à évaluer les prestataires en fonction de vos diverses exigences. Tenez compte des connaissances et de l’expérience de l’équipe du prestataire, de la santé financière de l’entreprise et de la qualité de son assistance, de la protection des données et des dispositions d’hébergement, en plus des qualités techniques du logiciel. Lorsqu’il s’agit de vérifier les références, il vaut la peine de faire l’effort de rencontrer les clients de référence et de discuter avec certains des utilisateurs réels du système (et non pas simplement le nom du contact fourni par le prestataire !) Évidemment, le coût sera un élément important à prendre en considération ; assurez-vous de bien comprendre tous les coûts impliqués, à la fois immédiats et continus, y compris les “extras” tels que la personnalisation du système, la maintenance, la formation et l’hébergement.

8. Programmer votre projet

Commencez à implémenter le projet sans avoir préalablement programmé toutes les tâches nécessaires au projet, y compris qui fera quoi et quand. Considérez cette approche comme une répétition générale du projet ; vous passerez mentalement en revue chaque étape du projet, en soulignant et en résolvant tous les problèmes qui pourraient survenir. Faire des erreurs à ce stade est gratuit ; en faire pendant l’implémentation pourrait être coûteux.

9. Implémentation

Nous sommes enfin arrivés à l’étape de l’implémentation ! Voici quelques conseils simples à garder en tête tout au long de l’implémentation :

• Envisagez une approche par étapes, surtout si votre système comprend un libre-service en ligne ou de nombreux modules.
• Programmez, célébrez et partagez quelques “victoires” en cours de route. Cela renforce la confiance de l’équipe projet et insuffle la foi dans le nouveau système au sein de l’entreprise.
• Communiquez fréquemment sur les progrès réalisés, tant au sein de l’équipe projet qu’auprès des principales parties prenantes de l’entreprise. Suivez et traitez les problèmes et les risques au fur et à mesure qu’ils se présentent. Un beau journal des problèmes et des risques ne sert à rien si rien n’est fait pour les traiter !
• Réduisez le “scope creep“, ou l’ajout de fonctionnalités supplémentaires demandées à la liste des exigences pendant l’implémentation. Cela peut compromettre les délais du projet et épuiser votre budget.

10. Assurez-vous que vos objectifs sont atteints

De nombreux projets se terminent alors que le système fondamental est en place et fonctionne, mais avant que les objectifs du projet ne soient atteints. Revenez aux étapes 1 et 3 et examinez les raisons initiales qui vous ont poussé à mettre en place le système ainsi que les objectifs précis qui devaient être atteints. Ont-ils tous été atteints ? Si non, continuez sur votre lancée ; il y a encore du travail à faire…

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d’implémenter un nouveau système RH, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous.