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Digital Gestion des talents Paie / Juridique

Digitalisation de la paie : quels avantages ?

Digitalisation de la paie : un service complet

La digitalisation de la paie optimise les processus d’embauche, de saisie des temps et des congés et simplifie ainsi la préparation de la paie.

Concernant l’embauche, le collaborateur transfère ses informations au RH, qui les vérifiera et réalisera la préembauche. Celles-ci seront ensuite transmises à la paie.  L’arrivée d’un collaborateur entraînant toujours une collecte importante d’informations, la digitalisation de la paie simplifie leur compilation.

Le processus de digitalisation de la paie permet de fluidifier les différentes demandes qu’un salarié peut opérer au cours du mois ; les arrêts maladie ou les congés payés notamment. Ces dernières sont saisies par le collaborateur sur la plateforme puis validées par le manager. Le RH vérifie et modifie la paie avant sa diffusion et ce, de manière totalement automatique. Effectivement, digitaliser la paie entraîne son automatisation en recentrant le service RH sur des tâches à valeur ajoutée plus élevée, moins chronophages et répétitives.

Notre article sur les aspirations professionnelles de la génération Z met en évidence la volonté de flexibiliser le rapport à l’emploi. Digitaliser la paie, c’est notamment répondre aux exigences de cette génération en optimisant la gestion administrative du salarié à distance avec un gain de temps considérable.

Fluidité de l’information entre les parties prenantes

La paie digitalisée influe positivement sur le processus de recrutement et d’intégration. Les informations et éléments administratifs du collaborateur sont collectés et transmis par l’outil, puis stockés pour toute réutilisation dans tout type de démarche RH. Les dossiers sont transmis plus rapidement avec une marge d’erreur largement diminuée. L’aspect administratif est prédominant dans l’intégration du salarié, qui se positionnera face à son entreprise en fonction de sa capacité à traiter rapidement et efficacement ses demandes. Les conditions de travail sont optimisées grâce à la qualité des premiers contacts avec le service RH, primordiaux pour instaurer une relation de confiance.

Aussi, digitaliser la paie renforce l’expérience collaborateurs / managers avec le portail unique, outil de gestion administrative du personnel. Les demandes des salariés sont centralisées et envoyées directement aux managers. Les feedbacks apportés sont très rapides et visibles en temps réel. D’ailleurs, il s’agit d’un des plus gros avantages de la démarche : donner accès en temps réel, n’importe où, n’importe quand et rapidement aux informations relatives à la paie du salarié et ce, via un coffre-fort électronique. Le bulletin de paie digital à une valeur identique à un bulletin papier et ne possède pas de limite de durée : il est conservé même en cas de départ de l’entreprise.

Faciliter la transmission et le traitement de l’information en toute sécurité

Numériser la paie et générer son automatisation facilite le traitement des informations et leur transmission. La déclaration sociale nominative en est un exemple probant. Générée mensuellement, elle permet de déclarer et payer les cotisations sociales. Digitaliser la paie, c’est la mise à jour informatique fiable du montant des cotisations et de leur émission à l’Etat.

Cela est fait en tout sécurité : accessibles par un mot de passe complexe, les fichiers sont stockés sur le serveur de manière chiffrée. Aussi, l’employeur n’a jamais accès aux informations, aucun transfert de propriété n’est autorisé et les documents sont l’unique propriété des salariés.

Ainsi, quel que soit le processus RH concerné, les outils digitaux sont au service des organisations et des individus. Digitaliser la paie permet c’est aussi centraliser plusieurs processus liés, procéder à la saisie unique de l’information et ainsi la sécuriser.

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