Pour mieux vous accompagner, vous trouverez ci-dessous l’ensemble des questions fréquentes autour de l’expertise de l’externalisation de la paie. Cette FAQ vous permettra de mieux comprendre notre approche et nos services.
Questions fréquentes
Comment externaliser sa paie avec HR Path ?
L’externalisation de la paie séduit de plus en plus d’entreprises, mais celles-ci se lancent-elles dans ce projet pour les bonnes raisons ? Ont-elles conscience des réels avantages que présentent ce type de projets ? La paie représentant une mission vitale des ressources humaines, il importe de bien identifier l’impact que son externalisation peut avoir sur l’entreprise et de définir une méthodologie adaptée. HR Path vous donne les clés pour réussir tous vos projets d’externalisation.
Des motifs financiers mais pas seulement
La réduction des coûts est l’un des principaux motifs qui poussent de nombreuses entreprises à externaliser la gestion de leur paie. Dans un contexte où il leur est souvent demandé de faire plus avec moins, la délégation des fonctions support constitue un choix logique. De fait, l’externalisation de la paie présente la plupart du temps un ROI positif. Mais les raisons qui poussent les entreprises à faire ce choix sont variées, et les motifs financiers ne priment pas toujours. La difficulté à recruter des spécialistes de la paie qualifiés et expérimentés s’avère être un autre facteur déterminant. La course aux talents est rude dans le secteur des ressources humaines et un fort turn-over ou de simples départs en retraite peuvent poser d’importants problèmes à la fonction RH.
Prévenir le risque réglementaire
L’externalisation de la paie est donc une externalisation de la gestion des talents RH, mais c’est aussi et surtout une délégation de responsabilité. La paie est un sujet sensible au sein de l’entreprise : une paie stable et correcte préserve la paix sociale, tandis qu’une paie fausse génère très rapidement des tensions internes.
En confiant cette tâche à des spécialistes extérieurs à l’entreprise, les dirigeants préviennent donc les éventuelles tensions qui pourraient émerger de ce type d’erreurs. Ils protègent du même coup l’entreprise du risque réglementaire qui pèse de plus en plus fortement sur les services RH. Le métier de la paie connaît une forte activité législative et demande donc des efforts constants de veille réglementaire, à défaut desquels l’entreprise pourrait être durement sanctionnée. L’externalisation de la paie est donc aussi bien motivée par un besoin de sérénité et de sécurité réglementaire que par l’impératif de réduction des coûts.
Être bien accompagné
Par ces avantages, l’externalisation de la paie rencontre un succès croissant. Mais avant de se lancer, il est important de connaître les risques et de savoir que certains projets se soldent par une profonde insatisfaction de la part du client. En cause la plupart du temps : une communication insuffisante entre prestataire et donneur d’ordre.
L’externalisation de la paie ne doit en effet pas se limiter à la délégation d’une tâche. Elle doit entraîner une reprise complète des processus de collaboration internes : à qui vont s’adresser les collaborateurs ? Comment les données seront-elles traitées et échangées avec les autres services ? Pour répondre à toutes ces questions, l’entreprise qui externalise sa paie doit transmettre les informations exhaustives autour de ses processus internes, faute de quoi les outils et les méthodes mis en place seront inadéquats.
Mesurer le ROI d’une externalisation
Le retour sur investissement d’une externalisation de la paie ne se limite pas aux aspects économiques. Il est important de le mesurer à des aspects qualitatifs. Lorsqu’une entreprise confie sa paie à un spécialiste, elle est en droit d’attendre une qualité supérieure à ce qui se faisait auparavant en interne. C’est pourquoi des dispositifs de mesure de la performance peuvent être mis en place à l’occasion de cette externalisation, là où l’on avait l’habitude de se fier intuitivement au niveau de satisfaction des collaborateurs. La valeur ajoutée de l’externalisation HR Path est ainsi multifactorielle : elle comprend la sérénité face au risque réglementaire, la focalisation sur son cœur de métier et une amélioration qualitative des processus de paie. Dans cette logique, l’externalisation doit donc être traitée comme un véritable projet d’entreprise.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie avec HR Path ?
L’entreprise qui décide d’externaliser fait également le choix de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et d’assurer une meilleure qualité de ses services grâce à un gain de temps et d’argent.
Lorsque celle-ci fait le choix d’externaliser sa paie (confier le traitement des bulletins de paie de ses salariés et des DSN à un prestataire), elle doit prendre en compte un certain nombre de facteurs : il lui faut mesurer les coûts et les bénéfices, aussi bien en termes d’argent que de temps et de sécurité, de cette externalisation.
HR Path vous présente donc de manière synthétique les avantages que l’entreprise doit intégrer dans sa réflexion avant de prendre sa décision.
AVANTAGES
- Sécurité et assurance quant aux questions juridiques
En premier lieu, la conformité. Si l’on reste sur l’exemple de la paie, aujourd’hui, bon nombre d’entreprises se trouvent confrontées aux évolutions légales qui sont assez abondantes.
Externaliser sa paie auprès d’experts assure un résultat conforme à la législation en vigueur : en effet, sans cesse en mouvements, les réglementations juridiques sont constamment analysées par les sociétés de gestion de paie et mises à jour de manière instantanée, ce qui évitera des possibles litiges avec les collaborateurs.
Les litiges avec l’URSSAF et d’autres organismes sociaux dus à des erreurs sont également minimisés.
- La gestion des compétences
Il est effet très difficile de trouver aujourd’hui sur le marché de bonnes compétences paie, de les former, et surtout de les garder. En externalisant, l’entreprise a l’assurance de bénéficier de la meilleure expertise à tout moment. Enfin, le dernier argument non négligeable est économique puisqu’en externalisant certains process, l’entreprise va pouvoir se concentrer sur ce qui représente pour elle une véritable valeur ajoutée.
- Gain de temps
Si les compétences ne sont pas acquises en interne, externaliser la paie de l’entreprise permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent dans la formation et le recrutement notamment.
- Simplification du processus
Aucune perte de temps également avec les logiciels de gestion de paie, qui sont complexes et nécessitent une certaine expertise. L’entreprise ne sera, la plupart du temps, qu’en rapport avec une interface simplifiée, en plus de son interlocuteur dédié.
- Meilleur contrôle des coûts
Les coûts internes liés à la paie (directs et indirects) sont souvent difficiles à mesurer (ex : paramétrage, exploitation, évolution du logiciel …). L’externalisation permet de les réduire tout en maîtrisant mieux le budget global en incluant les coûts externes.
Important
Avant de signer le contrat qui la liera à son prestataire, l’entreprise doit définir le périmètre qu’elle délègue. Est-ce uniquement la paie ? Quid des charges sociales ? Du reporting social ?
Pour cela, elle doit décider de son niveau d’externalisation. Il en existe quatre : le matériel et l’hébergement, la maintenance (TMA), le matériel et la maintenance (ASP ou SaaS – base mutualisée entre plusieurs clients), et le processus en lui-même et ses acteurs (BPO).
Si votre entreprise décide d’externaliser, nous vous conseillons de mettre en place cette externalisation de paie à la date du 1er janvier afin de faciliter la démarche.
Comment externaliser sa paie à l’international avec HR Path ?
A chaque pays son défi d’externalisation paie !
L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts directs et surtout indirects (souvent cachés), l’absence d’erreurs et la diminution des risques en général pour l’entreprise. En externalisant, vous bénéficiez d’une expertise supplémentaire en matière de paie tout en évitant le coût de l’embauche, la gestion du turnover et les effets « paliers » d’une équipe interne. Faire le choix d’externaliser sa paie c’est pouvoir faire confiance aux équipes externes de gestionnaires de paie, que ce soit au niveau légal, culturel ou technique. La facilité de communication est un point clé car la paie est un processus combinant ressources internes et partenaire pour la paie.
Les exigences propres à chaque pays
Les fuseaux horaires, jours travaillés, la langue, la monnaie, la religion, la politique ou encore les pratiques culturelles sont des éléments à prendre en compte lorsqu’on souhaite externaliser la paie de son entreprise.
À Singapour, par exemple, l’origine ethnique et le statut religieux des employés doivent être recueillis et enregistrés de manière très spécifique afin d’accéder aux fonds de paie. En Australie et en Nouvelle-Zélande, la réglementation exige que les soldes de congés soient gérés par le service de paie lui-même, plutôt que par les RH. De plus, la maîtrise de l’anglais est rare dans certains pays d’Asie de l’Extrême-Orient comme le Japon, la Corée du Sud, le Vietnam, l’Indonésie et la Thaïlande. La Belgique requiert du prestataire de paie qu’il soit secrétariat social. Les Etats Unis intègrent des dimensions de paiement et « benefit management ».
Les spécificités de chaque pays font de l’externalisation de la paie un domaine complexe si le service n’est pas proposé par un interlocuteur local, qui comprend et s’adapte aux enjeux. Le contact avec un gestionnaire de paie local est donc essentiel lors du choix de votre interlocuteur en charge de l’externalisation.
Nos services nous permettent de couvrir près de 140 pays et d’accompagner globalement votre organisation notamment dans sa croissance internationale.
Comment les TPE/PME peuvent-elles externaliser leur paie avec HR Path ?
Faire le choix d’externaliser la paie de son entreprise c’est faire économiser du temps à vos collaborateurs tout en bénéficiant de l’expertise du métier. Ce service n’est pas réservé aux grandes entreprises puisque l’externalisation de paie avec HR Path est disponible à plusieurs niveaux selon vos besoins.
L’externalisation de la paie comme facilitateur universel pour tout type d’entreprise
À petite ou grande échelle, le service de paie reste un choix stratégique pour l’entreprise. Que vous soyez TPE ou GE, il existe aujourd’hui sur le marché du service de paie une solution externalisée adaptée à vos besoins. Par exemple, les entreprises ayant un seul prestataire, un seul responsable, un seul MSA ou un seul CRM privilégient le choix de ce service.
Externaliser la paie de son entreprise apporte une conformité (garantie grâce à la législation sur les salaires) ; une interface SIRH (idéalement basée sur le cloud) ainsi qu’un système de reporting. De plus, ce service met à disposition un partenaire local de confiance pour un service client de proximité.
L’externalisation est un vecteur de réduction des coûts et du TCO (coût total de possession) et vous engage en matière de confidentialité des données (RGPD). C’est également un véritable atout en matière de flexibilité car votre prestataire prend en compte l’évolutivité de l’entreprise, que ce soit au niveau géographique ou avec le nombre d’employés à prendre en charge.
Le choix d’un prestataire adapté à votre structure
Pour les TPE, il est recommandé de faire appel à un prestataire de service de paie qui, à terme, sera plus rentable qu’une production en interne. Au sein des TPE, lorsque les paies ne sont pas externalisées auprès d’un gestionnaire de paie externe, celles-ci sont souvent réalisées par le dirigeant de l’entreprise, ce qui ne lui permet pas de se concentrer sur son cœur de métier et donc de développer correctement son entreprise. En considérant le coût de la solution (variable selon l’expérience du gestionnaire), le coût de la paie et le coût de la veille sociale, il sera nettement plus intéressant pour les entreprises de moins de 10 salariés d’avoir recours à un prestataire de paie externe.
Pour les PME, la paie est généralement gérée par un responsable des ressources humaines, qui est également responsable de la gestion de l’administration des employés, du recrutement, de la formation professionnelle, du développement des ressources humaines etc. Le temps consacré à la gestion de la paie est très chronophage, et est dans ce cas utilisé au détriment du développement des ressources humaines dans son ensemble. Parallèlement, il est rare qu’un responsable RH maîtrise l’ensemble des spécificités de la paie. Le recrutement d’un expert de paie est aussi un coût non négligeable.