Externalización de la nómina: beneficios y puntos de atención
En aras de la eficiencia, las empresas centran cada vez más a sus empleados en su actividad principal y en tareas de alto valor añadido para garantizar una mejor calidad de servicio. Esto explica que las nóminas se externalicen cada vez más.
Sin embargo, la empresa debe tener en cuenta una serie de factores antes de tomar esta decisión: debe medir los costes y beneficios, en términos de dinero, tiempo y seguridad, de esta externalización.
Para ello, he aquí un resumen de los beneficios y puntos de atención que la empresa debe integrar en su reflexión antes de tomar su decisión.
BENEFICIOS:
- Seguridad y garantía en cuestiones legales
Subcontratar su nómina a expertos le asegura un resultado que cumple con la legislación vigente: de hecho, las empresas de gestión de nóminas analizan constantemente la normativa legal y la actualizan al instante, lo que evitará posibles conflictos con los empleados.
También se reducen al mínimo los conflictos con la Seguridad Social y otros organismos sociales debidos a errores.
- Ahorro de tiempo
Si las competencias no se adquieren internamente, la externalización de las nóminas de la empresa ahorrará a ésta tiempo y dinero, sobre todo en formación y contratación.
- Simplificación del proceso
No se pierde tiempo con el software de nóminas, que es complejo y requiere conocimientos técnicos. En la mayoría de los casos, la empresa sólo se ocupará de una interfaz simplificada, además de su persona de contacto dedicada.
- Mejor control de los costes
Los costes internos relacionados con la nómina (directos e indirectos) suelen ser difíciles de medir (por ejemplo, la parametrización, el funcionamiento, la evolución del software, etc.). La externalización permite reducirlos y controlar mejor el presupuesto global al incluir los costes externos.
PUNTOS DE ATENCIÓN :
- Elección del proveedor de servicios
Todas los beneficios descritas e anteriormente sólo son válidas si el proveedor de servicios elegido es un profesional que cumple con sus expectativas. Por lo tanto, es necesario realizar un verdadero benchmark de los posibles proveedores de servicios: tarifas, soluciones de gestión, disponibilidad, relaciones interpersonales, digitalización, escalabilidad… todos ellos factores a tener en cuenta en su elección.
- Pérdida de competencias internas
Al delegar, una empresa pierde inevitablemente el control sobre lo que subcontrata. Por lo tanto, debe confiar en su proveedor de servicios. Preguntas que hay que hacerse: ¿quiero subcontratar todo? ¿Qué ámbito de intervención le doy a mi proveedor de servicios? ¿Hay competencias que quiero mantener en la empresa?
En cualquier caso, la externalización de las nóminas no prescinde de la gestión de determinados parámetros, como la gestión del tiempo y la asistencia, ni de la verificación.
- Cuadro sinóptico :
| BENEFICIOS | DESVENTAJAS |
| Garantía en cuestiones jurídicasSeguridad, permanencia del servicioAhorro de tiempoSimplificación del procesoMejor control del presupuesto | Elección del proveedorPérdida de experiencia internaDependencia de un proveedor de serviciosDificultades para cambiar o reinternalizar |
Antes de firmar el contrato con el proveedor de servicios, la empresa debe decidir el nivel de externalización. Existen cuatro niveles de externalización: el hardware y el alojamiento, el mantenimiento (TMA), el hardware y el mantenimiento (ASP o SaaS – compartido entre varios clientes), y el proceso en sí y sus actores (BPO).
Si su empresa decide externalizar, es aconsejable establecer esta externalización de la nómina el 1 de enero para facilitar el proceso.
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