Workday Docs – Einfache Dokumentenerstellung in Workday

Dank der innovativen Vorlagenfunktion von Workday Docs wird die zeitraubende manuelle Anpassung und lästige Versandabwicklung von Dokumenten per E-Mail überflüssig. Diese fortschrittliche Lösung optimiert nicht nur den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich, sondern trägt auch dazu bei, Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. 

Die Einführung von Workday Docs erfolgte im Release 2023R1 und steht allen Workday-Kunden zur Verfügung. Zu Beginn war diese innovative Funktion ausschließlich für den Geschäftsprozess “Angebot und Arbeitsvertrag” im Recruiting-Bereich verfügbar. Erst ab dem Release 2022R2 konnte sie dann auch für die meisten HCM-Geschäftsprozesse genutzt werden. 

Obwohl Workday Docs nun seit über einem Jahr für die meisten Kernprozesse in Workday verfügbar ist, haben wir den Eindruck, dass vielen Kunden einige der signifikanten Vorteile, die Workday Docs bietet, noch nicht vollständig bekannt sind. Wir laden Sie ein, die Vorzüge von Workday Docs zu entdecken und Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen. 

Die wichtigsten Fakten über Workday Docs:  

• Mit Workday Docs können Sie Dokumente einfacher, schneller und mit mehr Gestaltungsmöglichkeiten erstellen  
• Es kann problemlos eine Kopf- und Fußzeile hinzugefügt werden, ohne dass auf die Hilfe eines Integrationsberaters, Workday Studio oder BIRT zurückgegriffen werden muss  
• Dokumente können in Workday Docs von mehreren Personen gleichzeitig mit Adobe oder DocuSign unterzeichnet werden  
• Es können mehrere Dokumente zu einer Inbox-Aufgabe hinzugefügt werden  
• Außerdem können direkt in Workday Docs Antwortdaten aus Fragebögen eingefügt werden  

Höhere Benutzerfreundlichkeit  

Die Erstellung einer neuen Dokumentvorlage ist mit Workday Docs deutlich einfacher geworden. Im Vergleich zur früheren Funktion “Dokument erstellen” ist nicht nur das Layout der Funktion benutzerfreundlicher, sondern auch die verschiedenen Dokumentoptionen. Die Option “Vorschau” ermöglicht es beispielsweise, eine Vorschau des endgültigen Dokuments zu sehen, was zu erheblichen Einsparungen von Teststunden führen kann.  

Früher musste man für die Layout-Gestaltung auf Workday Studio oder BIRT zurückgreifen, was oft die Hilfe eines Integrationsberaters erforderte. Mit Workday Docs kann jetzt das interne Workday-Team oder ein Berater ganz einfach eine Kopf- oder Fußzeile, eine Tabelle oder ein Bild hinzufügen.  

Mit wenigen Klicks lassen sich auch Bilder oder Tabellen hochladen und im Dokument platzieren. Das Gleiche gilt für externe Links, die in das Dokument eingebunden werden sollen. Auch die allgemeinen grundlegenden Layout-Optionen wie Text, Farbe, Größe und Aufzählungspunkte können seit 2021R2 endlich wie in einem Word-Dokument angepasst werden.  

Das Unterzeichnen von Dokumenten in Workday  

Es fällt immer noch häufig auf, dass Dokumente außerhalb von Workday erstellt und unterzeichnet werden, um sie dann anschließend dem Dokumentenbereich im Mitarbeiterprofil hinzuzufügen. Dies beansprucht viel Zeit (und oft zahlreiche E-Mails) von Personalverantwortlichen. Durch die richtige Konfiguration kann jedoch eine Integration mit DocuSign oder Adobe Sign leicht im System eingerichtet werden. Dadurch wird es möglich, eine PDF oder ein generiertes Dokument direkt in Workday zu unterzeichnen. Ein “eSign”-Button in der Aufgabe im Posteingang öffnet die Integration und vereinfacht das Unterzeichnen des Dokuments direkt in Workday. Bei Bedarf kann das Dokument in Workday an mehrere Mitarbeiter weitergeleitet werden, um alle notwendigen Unterschriften zu erhalten. Danach wird das Dokument automatisch im Workday-Profil gespeichert.  

Der “eSign”-Button steht auch Kandidaten zur Verfügung, wenn sie einen Angebotsbrief oder Vertrag in ihrem Kandidatenportal unterzeichnen. Somit profitieren nicht nur interne Mitarbeiter von dieser Integration, sondern auch potenzielle neue Teammitglieder.  

Verschiedene Dokumente in einer Aufgabe im Posteingang  

Für bestimmte Abläufe in Workday, wie etwa das Onboarding, müssen mehrere Dokumente ausgefüllt und unterzeichnet werden. Workday bietet die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig in einer einzigen Aufgabe im Posteingang zu integrieren. Dadurch wird vermieden, dass ein Mitarbeiter mit zu vielen Einzelaufgaben überlastet wird. Leider ist es momentan nicht möglich, mehr als ein automatisch generiertes Dokument pro Aufgabe im Posteingang einzufügen. Jedoch können ein generiertes Dokument und ein oder mehrere PDFs kombiniert werden, um sie zu lesen oder zu unterzeichnen. Auf diese Weise können Sie den Mitarbeiter beispielsweise darum bitten, ein generiertes Dokument mit persönlichen Informationen nach einem Standortwechsel zu unterzeichnen und die erforderlichen Informationen in einem PDF in derselben Aufgabe im Posteingang hinzuzufügen.  

Fragebögen und Workday Docs  

Persönliche Informationen, die derzeit noch nicht in Workday erfasst werden, können problemlos in Workday Docs integriert werden, ohne dass HR eingreifen muss. Durch die Nutzung der Fragebogenfunktion vor der Dokumentengenerierung können fehlende Informationen leicht gesammelt werden. Ein Fragebogen-Schritt, der Teil eines bestimmten Geschäftsprozessschritts ist (leider derzeit noch nicht für alle Geschäftsprozesse in Workday verfügbar), kann an den Mitarbeiter gesendet werden. Später können die Antworten des Fragebogens mithilfe von im Hintergrund berechneten Feldern zu den Workday Docs hinzugefügt werden.  

Wenn nötig, kann beispielsweise ein Schritt zur „Dokumentüberprüfung“ hinzugefügt werden, damit HR das generierte Dokument vor der Weiterleitung an den Mitarbeiter zur Unterzeichnung überprüfen kann.  

Diese Möglichkeit ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Dokumente in Workday zu generieren, die derzeit außerhalb von Workday vervollständigt (und unterzeichnet) werden, da die fehlenden Informationen zuvor nicht in Workday gespeichert waren – und das alles mit minimalem Aufwand von HR.  

Optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse mit Workday Docs! 

Die Integration von Workday Docs in die meisten HCM-Geschäftsprozesse hat sich bewährt. Zukünftige Erweiterungen sind geplant, und wir hoffen auf weitere Verbesserungen. 

Erfahren Sie mehr und kontaktieren Sie uns über das untenstehende Formular.